Общая информация по работе с первичными документами
Материал из FrigatWiki
Типовые операции с первичными документами
В данной главе рассмотрены общие действия с первичными документами, доступные для всех или для нескольких типов документов вне зависимости от их типа.
Типовые операции включают в себя создание, копирование, редактирование, удаление, печать документов и пр. и выполняются при помощи контекстного меню документа:
Данные действия, как правило, дублируются при помощи кнопок на верхней панели…
…а также в разделе «Операции» в главном меню:
Создание документа
Чтобы создать документ, выполните следующие действия:
- Шаг 1. Перейдите к списку документов необходимого типа, как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
- Шаг 2. Нажмите кнопку «Создать» на верхней панели / щелкните правой кнопкой в области списка документов и выберите «Создать» в контекстном меню.
- Шаг 3. Переключайтесь между вкладками в открывшемся окне, чтобы настроить параметры документа. Все документы имеют единообразную структуру, в соответствии с которой строится порядок их создания.
- Заполните реквизиты документа на вкладке «Реквизиты».
- Заполните спецификацию документов (для типов документов, имеющих спецификацию товаров/услуг) на вкладке «Товары».
- Введите дополнительные затраты, связанные с таможней, доставкой и пр., на вкладке «Затраты».
- Присвойте документу аналитические признаки на вкладке «Аналитика».
- Введите дополнительную информацию (примечание) к документу на вкладке «Дополнительно».
- Определите параметры настройки документа на вкладке «Настройки». После того, как все параметры будут установлены, нажмите «ОК» в окне создания документа – новый документ появится в списке документов. - Шаг 4. При необходимости установите состояние документа. Подробнее об установке состояния см. раздел [«Установка состояния документов»].
Ввод реквизитов документа
Заполните реквизиты документа на вкладке «Реквизиты».
- Номер Номер документа. Для номера документа в системе предусмотрено два поля, для первого поля организована поддержка нумераторов, для второго поля – только ручной ввод значений. Значения номеров могут содержать любые символы.
- От Дата выписки документа, по умолчанию текущая. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Дату можно ввести вручную или выбрать из календаря (как прошедшую, так и будущую).
- Срок оплаты/контрольный срок Контрольная дата оплаты по документу. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Если по истечении срока оплаты документ не был оплачен, то в журнале документов у такого документа выделяется красным цветом признак оплаты (ячейка в колонке «О»), а если документ был оплачен частично (не вся сумма документа покрыта платежами), то признак оплаты заливается серым цветом.
- Поставщик и рекв. / Получатель и рекв. / Продавец / Покупатель / Организация Своя организация или контрагент, выбирается из справочника организаций. Представляется двумя полями: в первом поле выбирается название организации, во втором – список реквизитов. Позиция, предназначенная для своей организации по умолчанию, имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Торгующая организация».
- На склад / Со склада / Склад Склад-получатель или/и склад-отправитель, выбирается из справочника складов. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Склад-грузополучатель/Склад-грузоотправитель». Для документов различных типов используются разные (из перечисленных) названия данных полей.
- Валюта и курс Валюта документа и курс валюты, выбирается из справочника валют и курсов валют. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Валюта документа».
- Основание Основание для документа. Например, номер договора или номер счета для накладной.
- Примечание Произвольное примечание к документу.
- Грузоотправитель/Грузополучатель
Организация (возможно сторонняя), занимающаяся доставкой грузов. При нажатии на кнопку выпадает диалоговая панель, предназначенная для формирования списка грузоотправителей и грузополучателей соответственно.
Данная панель имеет свои функциональные кнопки, с помощью которых формируется список организаций:
- Кнопка позволяет перейти в справочник организаций для добавления и выбора из него соответствующей организации.
- Кнопка позволяет удалить грузополучателя/грузоотправителя из списка.
- Кнопка позволяет закрыть панель и вставить текущее значение списка в поле. То же самое можно сделать, выбрав значение списка двойным щелчком левой кнопки мыши. Помимо кнопок имеется дублирующее их контекстное меню. В исходящих документах сформированный список грузоотправителей будет соответствовать своей организации, выбранной в документе, а список грузополучателей – выбранному контрагенту, а во входящих – наоборот.
В перечне реквизитов документа можно выделить основные, т.е. те, без заполнения которых документ не может быть сохранен. К основным реквизитам обычно относятся: номер документа, дата выписки, своя организация, контрагент, склад.