Общая информация по работе с первичными документами
Материал из FrigatWiki
WikiSysop (Обсуждение | вклад) (Новая страница: «<h1>Типовые операции с первичными документами</h1> В данной главе рассмотрены общие действи...») |
WikiSysop (Обсуждение | вклад) |
||
Строка 46: | Строка 46: | ||
<ul> | <ul> | ||
<li>'''Номер''' | <li>'''Номер''' | ||
- | Номер документа. Для номера документа в системе предусмотрено два поля, для первого поля организована поддержка нумераторов, для второго поля – только ручной ввод значений. Значения номеров могут содержать любые символы. | + | <br>Номер документа. Для номера документа в системе предусмотрено два поля, для первого поля организована поддержка нумераторов, для второго поля – только ручной ввод значений. Значения номеров могут содержать любые символы. |
<li>'''От''' | <li>'''От''' | ||
- | Дата выписки документа, по умолчанию текущая. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Дату можно ввести вручную или выбрать из календаря (как прошедшую, так и будущую). | + | <br>Дата выписки документа, по умолчанию текущая. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Дату можно ввести вручную или выбрать из календаря (как прошедшую, так и будущую). |
<li>'''Срок оплаты/контрольный срок''' | <li>'''Срок оплаты/контрольный срок''' | ||
- | Контрольная дата оплаты по документу. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Если по истечении срока оплаты документ не был оплачен, то в журнале документов у такого документа выделяется красным цветом признак оплаты (ячейка в колонке «О»), а если документ был оплачен частично (не вся сумма документа покрыта платежами), то признак оплаты заливается серым цветом. | + | <br>Контрольная дата оплаты по документу. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Если по истечении срока оплаты документ не был оплачен, то в журнале документов у такого документа выделяется красным цветом признак оплаты (ячейка в колонке «О»), а если документ был оплачен частично (не вся сумма документа покрыта платежами), то признак оплаты заливается серым цветом. |
<li>'''Поставщик и рекв. / Получатель и рекв. / Продавец / Покупатель / Организация''' | <li>'''Поставщик и рекв. / Получатель и рекв. / Продавец / Покупатель / Организация''' | ||
- | Своя организация или контрагент, выбирается из справочника организаций. Представляется двумя полями: в первом поле выбирается название организации, во втором – список реквизитов. Позиция, предназначенная для своей организации по умолчанию, имеет значение, указанное в свойствах документа (см. ''Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства'') в поле ''«Торгующая организация»''. | + | <br>Своя организация или контрагент, выбирается из справочника организаций. Представляется двумя полями: в первом поле выбирается название организации, во втором – список реквизитов. Позиция, предназначенная для своей организации по умолчанию, имеет значение, указанное в свойствах документа (см. ''Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства'') в поле ''«Торгующая организация»''. |
<li>'''На склад / Со склада / Склад''' | <li>'''На склад / Со склада / Склад''' | ||
- | Склад-получатель или/и склад-отправитель, выбирается из справочника складов. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. ''Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства'') в поле ''«Склад-грузополучатель/Склад-грузоотправитель»''. | + | <br>Склад-получатель или/и склад-отправитель, выбирается из справочника складов. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. ''Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства'') в поле ''«Склад-грузополучатель/Склад-грузоотправитель»''. |
- | Для документов различных типов используются разные (из перечисленных) названия данных полей. | + | <br>Для документов различных типов используются разные (из перечисленных) названия данных полей. |
<li>'''Валюта и курс''' | <li>'''Валюта и курс''' | ||
- | Валюта документа и курс валюты, выбирается из справочника валют и курсов валют. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. ''Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства'') в поле ''«Валюта документа»''. | + | <br>Валюта документа и курс валюты, выбирается из справочника валют и курсов валют. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. ''Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства'') в поле ''«Валюта документа»''. |
<li>'''Основание''' | <li>'''Основание''' | ||
- | Основание для документа. Например, номер договора или номер счета для накладной. | + | <br>Основание для документа. Например, номер договора или номер счета для накладной. |
<li>'''Примечание''' | <li>'''Примечание''' | ||
- | + | <br>Произвольное примечание к документу. | |
<li>'''Грузоотправитель/Грузополучатель''' | <li>'''Грузоотправитель/Грузополучатель''' | ||
- | Организация (возможно сторонняя), занимающаяся доставкой грузов. При нажатии на кнопку выпадает диалоговая панель, предназначенная для формирования списка грузоотправителей и грузополучателей соответственно. | + | <br>Организация (возможно сторонняя), занимающаяся доставкой грузов. При нажатии на кнопку выпадает диалоговая панель, предназначенная для формирования списка грузоотправителей и грузополучателей соответственно. |
Данная панель имеет свои функциональные кнопки, с помощью которых формируется список организаций: | Данная панель имеет свои функциональные кнопки, с помощью которых формируется список организаций: | ||
<br>- Кнопка позволяет перейти в справочник организаций для добавления и выбора из него соответствующей организации. | <br>- Кнопка позволяет перейти в справочник организаций для добавления и выбора из него соответствующей организации. | ||
<br>- Кнопка позволяет удалить грузополучателя/грузоотправителя из списка. | <br>- Кнопка позволяет удалить грузополучателя/грузоотправителя из списка. | ||
<br>- Кнопка позволяет закрыть панель и вставить текущее значение списка в поле. То же самое можно сделать, выбрав значение списка двойным щелчком левой кнопки мыши. | <br>- Кнопка позволяет закрыть панель и вставить текущее значение списка в поле. То же самое можно сделать, выбрав значение списка двойным щелчком левой кнопки мыши. | ||
- | Помимо кнопок имеется дублирующее их контекстное меню. | + | <br>Помимо кнопок имеется дублирующее их контекстное меню. |
- | В исходящих документах сформированный список грузоотправителей будет соответствовать своей организации, выбранной в документе, а список грузополучателей – выбранному контрагенту, а во входящих – наоборот. | + | <br>В исходящих документах сформированный список грузоотправителей будет соответствовать своей организации, выбранной в документе, а список грузополучателей – выбранному контрагенту, а во входящих – наоборот. |
</ul> | </ul> | ||
В перечне реквизитов документа можно выделить основные, т.е. те, без заполнения которых документ не может быть сохранен. К основным реквизитам обычно относятся: '''номер документа, дата выписки, своя организация, контрагент, склад'''. | В перечне реквизитов документа можно выделить основные, т.е. те, без заполнения которых документ не может быть сохранен. К основным реквизитам обычно относятся: '''номер документа, дата выписки, своя организация, контрагент, склад'''. |
Версия 16:19, 23 ноября 2014
Типовые операции с первичными документами
В данной главе рассмотрены общие действия с первичными документами, доступные для всех или для нескольких типов документов вне зависимости от их типа.
Типовые операции включают в себя создание, копирование, редактирование, удаление, печать документов и пр. и выполняются при помощи контекстного меню документа:
Данные действия, как правило, дублируются при помощи кнопок на верхней панели…
…а также в разделе «Операции» в главном меню:
Создание документа
Чтобы создать документ, выполните следующие действия:
- Шаг 1. Перейдите к списку документов необходимого типа, как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
- Шаг 2. Нажмите кнопку «Создать» на верхней панели / щелкните правой кнопкой в области списка документов и выберите «Создать» в контекстном меню.
- Шаг 3. Переключайтесь между вкладками в открывшемся окне, чтобы настроить параметры документа. Все документы имеют единообразную структуру, в соответствии с которой строится порядок их создания.
- Заполните реквизиты документа на вкладке «Реквизиты».
- Заполните спецификацию документов (для типов документов, имеющих спецификацию товаров/услуг) на вкладке «Товары».
- Введите дополнительные затраты, связанные с таможней, доставкой и пр., на вкладке «Затраты».
- Присвойте документу аналитические признаки на вкладке «Аналитика».
- Введите дополнительную информацию (примечание) к документу на вкладке «Дополнительно».
- Определите параметры настройки документа на вкладке «Настройки». После того, как все параметры будут установлены, нажмите «ОК» в окне создания документа – новый документ появится в списке документов. - Шаг 4. При необходимости установите состояние документа. Подробнее об установке состояния см. раздел [«Установка состояния документов»].
Ввод реквизитов документа
Заполните реквизиты документа на вкладке «Реквизиты».
- Номер
Номер документа. Для номера документа в системе предусмотрено два поля, для первого поля организована поддержка нумераторов, для второго поля – только ручной ввод значений. Значения номеров могут содержать любые символы. - От
Дата выписки документа, по умолчанию текущая. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Дату можно ввести вручную или выбрать из календаря (как прошедшую, так и будущую). - Срок оплаты/контрольный срок
Контрольная дата оплаты по документу. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Если по истечении срока оплаты документ не был оплачен, то в журнале документов у такого документа выделяется красным цветом признак оплаты (ячейка в колонке «О»), а если документ был оплачен частично (не вся сумма документа покрыта платежами), то признак оплаты заливается серым цветом. - Поставщик и рекв. / Получатель и рекв. / Продавец / Покупатель / Организация
Своя организация или контрагент, выбирается из справочника организаций. Представляется двумя полями: в первом поле выбирается название организации, во втором – список реквизитов. Позиция, предназначенная для своей организации по умолчанию, имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Торгующая организация». - На склад / Со склада / Склад
Склад-получатель или/и склад-отправитель, выбирается из справочника складов. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Склад-грузополучатель/Склад-грузоотправитель».
Для документов различных типов используются разные (из перечисленных) названия данных полей. - Валюта и курс
Валюта документа и курс валюты, выбирается из справочника валют и курсов валют. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Валюта документа». - Основание
Основание для документа. Например, номер договора или номер счета для накладной. - Примечание
Произвольное примечание к документу. - Грузоотправитель/Грузополучатель
Организация (возможно сторонняя), занимающаяся доставкой грузов. При нажатии на кнопку выпадает диалоговая панель, предназначенная для формирования списка грузоотправителей и грузополучателей соответственно. Данная панель имеет свои функциональные кнопки, с помощью которых формируется список организаций:
- Кнопка позволяет перейти в справочник организаций для добавления и выбора из него соответствующей организации.
- Кнопка позволяет удалить грузополучателя/грузоотправителя из списка.
- Кнопка позволяет закрыть панель и вставить текущее значение списка в поле. То же самое можно сделать, выбрав значение списка двойным щелчком левой кнопки мыши.
Помимо кнопок имеется дублирующее их контекстное меню.
В исходящих документах сформированный список грузоотправителей будет соответствовать своей организации, выбранной в документе, а список грузополучателей – выбранному контрагенту, а во входящих – наоборот.
В перечне реквизитов документа можно выделить основные, т.е. те, без заполнения которых документ не может быть сохранен. К основным реквизитам обычно относятся: номер документа, дата выписки, своя организация, контрагент, склад.