Импорт данных из excel, буфера обмена

Материал из FrigatWiki

Версия 13:48, 26 июля 2019

Воспользовавшись функцией импорта товаров, можно создать новые товары или обновить данные существующих товаров в справочнике «Номенклатура». 
Примечание: данная функция также доступна для ввода информации о товарах в спецификацию документа. Подробнее см. часть 2 руководства, раздел «Действия с позициями товаров». 
Чтобы вызвать функцию импорта, надо щелкнуть правой кнопкой мыши в области списка товаров и выбрать «Импорт из буфера обмена или файла».

В открывшемся окне «Импорт товарного справочника» устанавливаются параметры импорта:


Выбор источника импорта 
В блоке «Источник» можно выбрать источник импорта.

• Из буфера обмена (по умолчанию)- программа позволяет импортировать данные любого табличного формата (таблицы Excel, HTML, текстовые файлы с разделителем типа .csv и пр.) в справочник. Примечание: Для корректной работы функции необходимо скопировать нужные данные в буфер обмена до вызова функции импорта. В этом случае информация из буфера обмена будет автоматически вставлена в поля в нижней части окна импорта при вызове функции импорта.
• Из файла- выбирается файл в качестве источника импорта данных о товарах. Чтобы выбрать файл для импорта, надо открыть выпадающий список в блоке «Источник» и выбрать «Файл» в открывшемся окне. Затем устанавливаются настройки импорта из файла:
  
  
  Выбирается тип файла в выпадающем списке: 
  - Файл MS Excel – если данные импортируются из файла формата Excel. 
  - Текстовый файл с разделителем – данные находятся в файле с разделителем. 
  По кнопке […] выбирается файл, данные которого нужно импортировать в справочник. 
  Флаг «Запомнить файл в настройках шаблона» применяется, чтобы файл выбирался автоматически при выборе текущего шаблона. 
  Параметры импорта из текстового файла (доступно, если в качестве типа файла был выбран текстовый файл с разделителем): 
  - Разделитель – символ, который будет идентифицирован как тексторазделитель при импорте. 
  - Кодировка – желаемая кодировка файла.</p>

  После того, как источник импорта будет настроен, при нажатии на «ОК» - данные из файла или буфера обмена появятся в нижней части окна импорта:
  
  
  <p>Следует установить соответствие между импортируемыми колонками и колонками справочника «Номенклатура». Для этого надо щелкнуть по заголовку таблицы в окне импорта и выбрать колонку справочника, в которую будут перенесены данные из выбранной колонки:
  
  
  <p>Например, если во второй колонке выбрано «Имя» в выпадающем списке, то данные из второй колонки в окне импорта будут перенесены в колонку «Имя» справочника «Номенклатура». 
  Примечание: возможно сохранить информацию о названии и порядке расположения колонок в шаблоне. 

  Примечание: цена для товара устанавливается по прайс-листу, выбранному в справочнике до вызова импорта из буфера обмена. Изменить прайс-лист можно в окне предпросмотра (см. ниже).

  При необходимости по кнопке «Настройки» в блоке «Источник» открывается окно для установки параметров импорта.

  
  
  После того, как все параметры импорта будут установлены, надо нажать «ОК». Информация о товарах будет перенесена в справочник «Номенклатура» в соответствии с настройками импорта. 
  
  Установка шаблона 
  При необходимости из выпадающего списка блока «Шаблон» можно выбрать шаблон для импорта. Шаблон позволяет сохранить информацию о соответствии импортируемых колонок колонкам справочника «Номенклатура».
  
  
  По кнопке «Новый» можно создать новый шаблон с текущими настройками колонок. 
  Кнопка «Правка» позволяет изменить настройки (имя и контрагент) текущего шаблона. 
  По кнопке «Сохранить» сохраняются текущие настройки колонок в выбранном из списка шаблоне. 
  Чтобы удалить выбранный шаблон, надо нажать кнопку «Удалить». 
  Флаг «Помнить текущий шаблон для следующей операции импорта» устанавливается, чтобы текущий шаблон был автоматически выбран в списке при последующем использовании функции импорта. 
  
  Настройки импорта 
  
  По кнопке «Настройки» в блоке «Источник» открывается окно с параметрами импорта товаров. 

  
  Вкладка «Основное»

  
  
  
  

  • Искать товар
    - По артикулу – установить/снять флаг, чтобы искать/не искать товар в справочнике «Номенклатура» по артикулу. 
    - По коду – – установить/снять флаг, чтобы искать/не искать товар в справочнике «Номенклатура» по штрих-коду. 
    - Использовать описание кода вместо кода 
    - По имени – – установить/снять флаг, чтобы искать/не искать товар в справочнике «Номенклатура» по имени. 
    - Только при отсутствии артикула или штрих-кодов - поиск по имени будет выполняться только в том случае, если импортируемый товар не найден по артикулу или штрих-коду. 
    - В ассортиментной группе – выбрать ассортиментную группу из списка, если необходимо, чтобы поиск выполнялся только в рамках указанной ассортиментной группы.

  - Использовать системные настройки поиска 

  • Поиск в товарных группах
    - Во всех – выбрать, если надо, чтобы поиск товара выполнялся по всему справочнику «Номенклатура». 
    - В активной – выбрать, если нужно, чтобы поиск товара выполнялся только в рамках группы, которая была выбрана во время вызова функции импорта.
  • Обработка
    - Регистрировать в справочнике новые товары – определяет поведение программы в случае, если импортируемый товар не был найден в справочнике. Устанавливается флаг, если надо, чтобы новые (ненайденные) товары регистрировались в справочнике «Номенклатура» при импорте. 
    - Регистрировать новые штрих-коды – определяет поведение программы в случае, если штрих-код найденного товара не совпадает со штрих-кодом импортируемого товара. Устанавливается флаг, если необходимо, чтобы новый штрих-код был зарегистрирован в списке штрих-кодов товара в справочнике «Номенклатура». 
    - Сохранять имя товара в описание штрих-кода – имя товара будет добавлено в качестве описания нового штрих-кода.
    - Регистрировать поставщика – добавленный поставщик вводится в табличную часть «Поставщики» данной номенклатуры.
    - Регистрировать основного поставщика – введенный поставщик добавляется в табличную часть «Поставщики» товара в качестве основного.

  - Заменять основного поставщика – основной поставщик будет заменен выбранным. Предыдущий основной сохранится.

  - Заменять артикул товара, Заменять название товара, Заменять название2, Заменять интернет имя, Заменять кассовое имя, Заменять примечание – при установке какого-либо из флагов будет проводиться замена соответствующего параметра номенклатуры.

  • Импорт
    - Убирать из буфера обмена обработанные позиции – флаг устанавливается, чтобы удалять из буфера обмена данные о распознанных товарах. 
    - Предварительный просмотр – флаг устанавливается, если нужно выводить окно предварительного просмотра перед тем, как зарегистрировать импортируемые товары в справочнике.

  В импорте из буфера обмена для спецификации документов, помимо всех перечисленных параметров, можно выбрать товарную группу для поиска, действие по отношению к новому товару (регистрировать, игнорировать или вставлять как «неизвестный» товар), а также присутствуют дополнительные флаги для выбора способа обработки данных  («Режим изменения данных» -; «Объединять одинаковые товарные позиции» - обеспечивает объединение товарных позиций, если загружаются одинаковые):

  
  
  

  Для загрузки на внешний склад импорт из буфера обмена имеет другие настройки:

  
  

  
  

  - Фильтр на товары – по кнопке открывается окно с выбором условия для отбора товара – по выбранным товарам, группам товаров, ассортиментных групп. Можно установить условия на признаки товаров.

  - Поиск только по основному штрих-коду – осуществляется поиск товара только по штрих-коду, выбранному как основной.

  - Использовать предпросмотр – флаг устанавливается, если нужно выводить окно предварительного просмотра перед тем, как зарегистрировать импортируемые товары.

  - Убирать из буфера обмена обработанные позиции – флаг устанавливается, чтобы удалять из буфера обмена данные о распознанных товарах. 

  - Перед импортом удалять количество на складе

   

  Чтобы осуществлять загрузку на внешний склад (склад контрагента), необходимо:

  1. Открыть контрагента на правку, во вкладке "Дополнительно" поставить галку напротив пункта "Имеет внешний склад" и сохранить изменения.
  2. В файле импорта данных (например, файле Excel) необходимо выбрать область данных, содержащее ОБЯЗАТЕЛЬНО Артикул, Наименование и Количество товара.
  3. Далее по правой кнопке на контрагенте в контекстном меню необходимо выбрать пункт "Загрузить кол-во на внешний склад". В открывшемся диалоговом окне импорта в таблице с данными на каждой колонке выбрать наименование, соответствующее данным (над колонкой с артикулами выбрать Артикул, над колонкой товара выбрать Имя товара и т. д.).
  4. Далее нужно перейти в настройки поиска, по кнопке Настройки. В настройках в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ порядке необходимо указать в разделе Импорт количества, в поле со списком - "Загружать для всех товаров".

  Вкладка «Товарные признаки»

  
  

  В табличной части выбираются признаки, для каждого из них можно установить действие – Добавлять, Только заменять существующие, Добавлять + Очистить. Если выбрать действие над табличной частью и установить флаг «Для всех признаков», то данное действие будет распространяться на все добавленные признаки в таблице.

  Добавленный признак появляется в списке выбора наименования колонок.

  
  
  

  Вкладка «Аналитика»

  
  
  
  

  Выбор аналитического признака в табличной части по аналогии с настройками признаков товаров, как описано выше.

  
  
  Предварительный просмотр импортируемых данных 
  
  Окно предварительного просмотр выводится после нажатия кнопки «ОК» в окне импорта в том случае, если в настройках импорта был установлен флаг «Предварительный просмотр».
  
  Здесь можно выбрать прайс-лист, валюту и дату, на которую цена будет сохранена в истории цен, в выпадающих списках в верхней части окна. Также есть возможность определить предварительные результаты операции импорта.

  • (вторая слева колонка пуста) - данные о товаре были импортированы корректно, и товару найдено соответствие в справочнике «Номенклатура» (при этом название соответствующего товара из справочника «Номенклатура» будет выводиться в колонке «Найден товар»).
  • - импортируемый товар не найден в справочнике «Номенклатура» (при этом в колонке «Найден товар» будет выводиться надпись <новый>).
  • - произошла ошибка при импорте (при этом причина ошибки будет указана в колонке «Ошибка/Предупреждение»).

  
  При необходимости надо снять флаг напротив товара в колонке «ОК», чтобы исключить товар из списка импортируемых товаров. 
  Чтобы начать операцию импорта, надо нажать кнопку «ОК» в нижней части окна.