Общая информация по работе с первичными документами
Материал из FrigatWiki
Содержание |
Типовые операции с первичными документами
В данной главе рассмотрены общие действия с первичными документами, доступные для всех или для нескольких типов документов вне зависимости от их типа.
Типовые операции включают в себя создание, копирование, редактирование, удаление, печать документов и пр. и выполняются при помощи контекстного меню документа:
Данные действия, как правило, дублируются при помощи кнопок на верхней панели…
…а также в разделе «Операции» в главном меню:
Создание документа
Чтобы создать документ, выполните следующие действия:
- Шаг 1. Перейдите к списку документов необходимого типа, как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
- Шаг 2. Нажмите кнопку «Создать» на верхней панели / щелкните правой кнопкой в области списка документов и выберите «Создать» в контекстном меню.
- Шаг 3. Переключайтесь между вкладками в открывшемся окне, чтобы настроить параметры документа. Все документы имеют единообразную структуру, в соответствии с которой строится порядок их создания.
- Заполните реквизиты документа на вкладке «Реквизиты».
- Заполните спецификацию документов (для типов документов, имеющих спецификацию товаров/услуг) на вкладке «Товары».
- Введите дополнительные затраты, связанные с таможней, доставкой и пр., на вкладке «Затраты».
- Присвойте документу аналитические признаки на вкладке «Аналитика».
- Введите дополнительную информацию (примечание) к документу на вкладке «Дополнительно».
- Определите параметры настройки документа на вкладке «Настройки». После того, как все параметры будут установлены, нажмите «ОК» в окне создания документа – новый документ появится в списке документов. - Шаг 4. При необходимости установите состояние документа. Подробнее об установке состояния см. раздел [«Установка состояния документов»].
Ввод реквизитов документа
Заполните реквизиты документа на вкладке «Реквизиты».
- Номер
Номер документа. Для номера документа в системе предусмотрено два поля, для первого поля организована поддержка нумераторов, для второго поля – только ручной ввод значений. Значения номеров могут содержать любые символы. - От
Дата выписки документа, по умолчанию текущая. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Дату можно ввести вручную или выбрать из календаря (как прошедшую, так и будущую). - Срок оплаты/контрольный срок
Контрольная дата оплаты по документу. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Если по истечении срока оплаты документ не был оплачен, то в журнале документов у такого документа выделяется красным цветом признак оплаты (ячейка в колонке «О»), а если документ был оплачен частично (не вся сумма документа покрыта платежами), то признак оплаты заливается серым цветом. - Поставщик и рекв. / Получатель и рекв. / Продавец / Покупатель / Организация
Своя организация или контрагент, выбирается из справочника организаций. Представляется двумя полями: в первом поле выбирается название организации, во втором – список реквизитов. Позиция, предназначенная для своей организации по умолчанию, имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Торгующая организация». - На склад / Со склада / Склад
Склад-получатель или/и склад-отправитель, выбирается из справочника складов. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Склад-грузополучатель/Склад-грузоотправитель».
Для документов различных типов используются разные (из перечисленных) названия данных полей. - Валюта и курс
Валюта документа и курс валюты, выбирается из справочника валют и курсов валют. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Валюта документа». - Основание
Основание для документа. Например, номер договора или номер счета для накладной. - Примечание
Произвольное примечание к документу. - Грузоотправитель/Грузополучатель
Организация (возможно сторонняя), занимающаяся доставкой грузов. При нажатии на кнопку выпадает диалоговая панель, предназначенная для формирования списка грузоотправителей и грузополучателей соответственно. Данная панель имеет свои функциональные кнопки, с помощью которых формируется список организаций:
- Кнопка позволяет перейти в справочник организаций для добавления и выбора из него соответствующей организации.
- Кнопка позволяет удалить грузополучателя/грузоотправителя из списка.
- Кнопка позволяет закрыть панель и вставить текущее значение списка в поле. То же самое можно сделать, выбрав значение списка двойным щелчком левой кнопки мыши.
Помимо кнопок имеется дублирующее их контекстное меню.
В исходящих документах сформированный список грузоотправителей будет соответствовать своей организации, выбранной в документе, а список грузополучателей – выбранному контрагенту, а во входящих – наоборот.
В перечне реквизитов документа можно выделить основные, т.е. те, без заполнения которых документ не может быть сохранен. К основным реквизитам обычно относятся: номер документа, дата выписки, своя организация, контрагент, склад.
Ввод товаров в спецификацию документа
Добавьте товары в спецификацию документа на вкладке «Товары».
На верхней панели выберите прайс-лист и валюту, в которой будет представлена цена, а также способ ввода товаров в выпадающем списке
- Номенклатура. Подробнее см. раздел «Ввод товаров из справочника «Номенклатура»
- Отборы товаров. Подробнее см. раздел «Отбор товаров»
- Табличный ввод. Подробнее см. раздел [«Табличный ввод товаров»]
Ввод товаров из справочника «Номенклатура»
Данный способ ввода товара установлен по умолчанию. Воспользуйтесь этим способом для поочередного выбора нужных позиций из справочника «Номенклатура».
При выбранной опции «Номенклатура» в верхней части окна отображается справочник товаров, в нижней части – товарная спецификация документа (товарные позиции).
На верхней панели дополнительно выводятся фильтры товарного справочника.
Воспользуйтесь фильтрами так же, как при работе со справочником «Номенклатура». Подробнее о фильтрах см. часть 1 руководства «Фрегат Корпорация/Справочники», раздел «Общие сервисные функции».
Выберите ассортиментную группу для отображения в списке справочника. Подробнее об ассортиментных группах см. часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация/Справочники», раздел «Ассортиментные группы».
В колонке «Доступно» отображается количество товара, рассчитанное на основе алгоритма расчета доступного количества на выбранном складе (по умолчанию) или в соответствии с настройками документа. Подробнее о настройке доступного количества товара на складе см. часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация», раздел «Создание склада».
Примечание: при необходимости вы также можете выполнить такие же действия с товарами и группами товаров в верхней части окна, как в справочнике «Номенклатура», при помощи контекстного меню товара или группы товаров.
Чтобы выбрать товар из справочника в спецификацию документа, перетащите необходимый товар из области справочника в спецификацию / щелкните дважды по необходимому товару / откройте контекстное меню товара и нажмите «Выбор».
Примечание: Для расходных документов в контекстном меню также доступна опция выбора товара по приходам. Подробнее см. раздел [«Выбор по приходам»].
Заполните информацию о выбранном товаре в открывшемся окне «Ввод товара»:
Вкладка «Цена и кол-во»
- Код партии
Выводится, если при создании товара была выбрана опция «Учет по партии». Подробнее см. часть 1 руководства «Фрегат Корпорация/Справочники», «Номенклатура», раздел «Ввод товаров в справочник». Нажмите […], чтобы выбрать партию из списка, или введите значение вручную.
- Автоматическая генерация кода партии – установите флаг, чтобы код партии генерировался автоматически при вводе товара в документ. - Серия/Срок годности/Производитель/Сертификат/Доступно
Выводится, если при создании товара была выбрана опция «Серийный учет» - «По коду серии». Выберите серию из выпадающего списка или нажмите «Создать» в выпадающем списке, чтобы создать новую серию товара. - Имя фасовки/Доступно
Выводится, если при создании товара была выбрана опция «Учет по фасовкам». - Кол-во
Количество товара в единицах измерения, указанных при создании товара в справочнике. При включенной опции «Учет количества по габаритам» также выводятся Кол-во, пог. м, Кол-во, м2 , Кол-во, м3. При вводе характеристик в эти поля программа автоматически пересчитает количество товара в зависимости от введенных в этих полях значений, и наоборот. - Цена
Цена за единицу товара. - Сумма
Общая сумма товаров (цена х количество). Рассчитывается автоматически. - Скидка
Скидка на позицию товара. - НДС
Сумма НДС. По умолчанию указывается ставка НДС, указанная при создании товара. - Страна происхождения
Укажите страну происхождения товара. - Номер тамож. декларации
При необходимости введите номер таможенной декларации.
Вкладка «Партия»
Указываются параметры партии.
Вкладка «Дополнительно»
Содержит дополнительную информацию о товаре в виде примечания, а также может содержать поле «Код партии» (см. выше описание поля «Код партии»). Здесь также можно отметить, что вводимая позиция будет входить в состав затрат (включить опцию «Учитывать в затратах»).
Вкладка «Аналитика»
Предназначена для присвоения каких-либо аналитических признаков позиции товара в спецификации документа (см. [часть 1 руководства “Фрегат-Корпорация/Справочники”, раздел “Аналитические признаки”]).
Отбор товаров
Используйте этот способ ввода для отбора товаров в спецификацию по выбранным условиям. Чтобы перейти к режиму отбора товаров, выберите «Отборы товаров» в выпадающем списке на верхней панели:
В данном режиме окно разделено на две части: в верхней части выбирается критерий отбора, а затем выводится отобранный товар, в нижней части – выводятся товары, которые уже введены в спецификацию документа. Для формирования выборки товаров в верхней части окна выберите из выпадающего списка критерий отбора и нажмите кнопку «Отобрать». В результате в верхней части окна появятся товары, соответствующие условиям отбора.
На текущий момент для отбора товаров в спецификацию доступны 4 выборки:- Текущие рекламные акции – будут отобраны товары, участвующие в рекламных акциях. Информация о рекламных акциях содержится в справочнике «Рекламные акции».
- Потоварная информация о рекламных акциях – будут отобраны товары, на которые распространяется выбранная рекламная акция.
- Отбор позиций, которые брал клиент – будут отобраны товары, которых нет в спецификации данного документа, но которые имеются в других документах, оформленных на данного клиента (указанного на вкладке «Реквизиты»). Выберите период для поиска по документам и установите флаг «Только товары, которые стали дешевле», если вы хотите, чтобы в выборку попали только товары, цены которых в текущем прайс-листе стали ниже, чем в найденных документах.
- Новые позиции по товарной группе – будут отобраны новые товары выбранной товарной группы. Укажите период для поиска новых позиций и группу в разделе «Параметры» под выпадающим списком.
Для переключения между отобранными товарами и параметрами отбора воспользуйтесь кнопками «Параметры» и «Отбор» на верхней панели. Чтобы выбрать отобранные товары в спецификацию, выполните следующие действия:
- Установите курсор на позицию товара в верхней части окна и дважды щелкните левой кнопкой мыши /откройте контекстное меню и нажмите «Выбор» / перетащите товар из верхней части окна создания документа в спецификацию.
- В появившемся окне «Ввод товара» введите количество, цену и при необходимости другие параметры товара так же, как при вводе товара из справочника «Номенклатура» (см. раздел «Ввод товаров из справочника Номенклатура»).
- Нажмите кнопку «OK» - товар будет добавлен в спецификацию.
Табличный ввод товаров
Используйте этот способ для быстрого ввода товаров в спецификацию вручную по артикулу или названию. Чтобы перейти к режиму табличного ввода, выберите «Табличный ввод» в выпадающем списке на верхней панели:
Введите артикул или название товара в соответствующих полях таблицы и нажмите клавишу Enter, чтобы начать поиск товара.
Если товар найден, то он автоматически появится в списке. При этом цена будет рассчитана в соответствии с прайс-листом, выбранном на верхней панели, а количество будет равно 1. Перемещайтесь по ячейкам при помощи клавиши Enter – курсор будет перемещаться по редактируемым полям таблицы, что позволит отредактировать цену и количество товара, а также другие доступные для редактирования параметры. Если товар не найден в справочнике, то в колонке «Артикул» или «Товар» можно перейти в справочник товаров, нажав кнопку […], и описать новый товар в справочнике товаров. После того, как все товары будут занесены в таблицу, нажмите «ОК» в нижней части окна - товары будут добавлены в спецификацию документа.Выбор по приходам