Web-заказ - описание функционала (Архив)
Материал из FrigatWiki
Описание бизнес-процессов конфигурации веб-заказ.
МОСКВА - 2011
Содержание |
Описание веб интерфейса.
Работа пользователей системы веб-заказ
Регистрация пользователя
Система веб-заказ становится доступной по адресу: http:/webzakaz/
Для входа в систему веб-заказ необходимо первоначальная регистрация с помощью учетной записи,выданной системным администратором.
Рис. 1. 1. Окно регистрации.
На главной странице так же доступен для англоязычный интерфейс системы веб-заказ.
После входа в систему для работы пользователя присутствуют следующие вкладки:
- ТОВАРЫ - выбор товаров в заказ
- ЗАКАЗЫ - список заказов,история заказов
- ПОДТВЕРЖДЕНИЕ - подтверждение заказов одобряющими лицами
- ВЫХОД - выход из системы
Поиск товара
Поиск товара производится в товарной группе.
Для облегчения поиска применяется специализированное окно ПОИСК.
В графе ВАШ ЗАКАЗ показывается количество товаре в заказе.
Рис. 1. 2. Выбор товара.
Товар может и не содержаться в базе.
Чтобы оформить заявку на нестандартный товар, нужно перейти на вкладку НЕСТАНДАРТНЫЙ, где вводится товар.
На данной странице присутствует кнопка ОБЗОР. Он позволяет выбрать любой ресурс (документ, изображение) для сохранения информации о заказе. При этом сохраняется информации о месторасположении данного файла.
Рис. 1. 3. Выбор нестандартного товара.
Создание заказа пользователем
После того, как товар выбран, он может быть добавлен в заказ.
Далее внизу слева показывается количество товаров в заказе.
Для отправки заказа необходимо нажать кнопку ОФОРМИТЬ ЗАКАЗ.
Рис. 1. 4. Создание заказа.
После того, как заказ оформлен, оформляющему лицу отправляется письмо с просьбой о подтверждении заказа.
Письмо отправляется один раз в день до тех пор, пока заказ не будет подтвержден, либо отменен.
Просмотр статуса заказа
После оформления заказа, можно проверить его статус и сделать соответствующие отметки о доставке заказа.
Для этого нужно зайти в Заказы/История Ваших заказов.
В колонке Состояние показывается состояние вашего заказа.
По мере одобрение заказа, состояние заказа изменяется. У заказа может быть следующие состояния:
Снизу можно увидеть спецификацию заказа и создана ли по заказу расходная накладная.
Рис. 1. 5. Создание заказа.
После фактической доставки заказа до места заказчика, необходимо указать полную, либо частичную доставку товара.
Работа одобряющего лица системы веб-заказа
Одобряющие лица в системе разделяются по ряду лимитов:
- Лимит1 (одобряющее лицо)
- Лимит2 (одобряющее лицо)
- Лимит3 (менеджер)
- Лимит4 (начальник подразделения)
- Лимит5 (президент)
В соответствии с текущим лимитом, накладываемым на цепочку по конкретному департаменту, для каждого пользователя есть установленная цепочка подтверждающих лиц, которая может отличаться по суммам, варьирующимся по департаментам.
Регистрация
Система веб-заказ становится доступной по адресу: http:/webzakaz/
Для входа в систему веб-заказ необходима первоначальная регистрация с помощью учетной записи, выданной системным администратором.
Рис. 1. 6. Окно регистрации.
На главной странице так же доступен для англоязычный интерфейс системы веб-заказ.
После входа в систему для работы пользователя присутствуют следующие вкладки:
- ТОВАРЫ - выбор товаров в заказ
- ЗАКАЗЫ - список заказов, история заказов
- ПОДТВЕРЖДЕНИЕ - подтверждение заказов одобряющими лицами
- ВЫХОД - выход из системы
Одобрение заказов
Одобряющее лицо может отвергнуть или одобрить заказ через систему веб-заказа.
Нажав на ________ Вы подтверждаете заказ.
Внимание! После нажатия данной клавиши заказ подтверждается сразу!
Нажав на ________ Вы отклоняете заказ.
При нажатии на _________ система перенаправляет Вас на страничку детализации заказа, где Вы сможете увидеть примечание к нему, а также добавить собственное, объясняя Ваше решение относительно данного заказа.
Рис. 1. 7. Список заказов для подтверждения.
Просмотр истории заказов
Рис. 1. 8. Одобрение заказа.
Описание работы операторов, менеджеров и сотрудников склада.
Запуск системы
Операторы, менеджеры и сотрудники склада работают в системе не через Web-интерфейс.
Данная группа пользователей отвечает непосредственно за обработку заказов и состояние склада.
Доступ к заказам они осуществляют через клиентскую часть Фрегата.
Вход
При входе в систему необходимо ввести логин и пароль.
Рис. 2.1. Вход в систему.
Создание товара, товарные группы, доступ, учёт по партиям=
Создание товара
Для создания товара необходимо нажать в Справочнике Товары и цены кнопку Создать в контекстно-зависимом всплывающем меню.
Рис. 2.2. Создание товара.
В окне ввода предполагается ввод для товара его имени, единицы измерения, а также на вкладке цены указание цены товара.
В описании на вкладке [Дополнительно] можно ввести пояснение по поводу данной товарной позиции.
Рис. 2.3. Заполнение вкладки 'Описание'.
Разделение на группы
Товар в базе данных представлен в виде дерева в справочнике Товары и цены.
На каждой товарной группе необходимо указать, какое количество заказов с товаром данной группы может быть выписано.
Рис. 2.3. Дерево товарных групп.
Рис. 2.4Аналитика на группе.
Доступ на группы товара
На ряд товарных групп у конкретных пользователей может стоять ограничение доступа.
Данное ограничение выставляется в личных карточках. После этого у менеджера будут доступны для анализа только те заказы, которые имеют товар из группы IT-оборудование.
Рис. 2.5 Доступ на товарные группы в личных карточках.
Учет по коду партии (код прихода)
Часть товара (например компьютеры), необходимо учитывать по конкретной единице. Для этого для данного товара ставится опция - Учет по коду прихода. Одновременно выставляется опция Автоматическая генерация кода партии. В этом режиме на товаре при создании приходных документов будет назначаться уникальный код на одну позицию. При этом весь учет данной позиции товара в базе будет вестись по конкретному коду.
Рис. 2.6 Учет по коду прихода.
Получение заказа
Работа менеджеров
Менеджеры отслеживают в программе только те заказы, у которых состояние ЗАКАЗ.
Для таких документов менеджером может быть принято решение установки состояние на НА_ ОБР.
В случае если заказ нестандартный (в этом случае на заказе установлено состояние НСТ), то менеджер, ответственный за обработку нестандартных заказов, создает новый товар из основания заказа, определяет стоимость товара и добавляет данный товар в заказ. Далее он выставляет на заказе состояние ПГТ. После чего заказ идет по цепочке одобрений.
Работа сотрудников склада
Сотрудник склада, просматривая заказы, имеющие состояния НА_ОБР, формирует накладную передачи в филиал.
На департаменте, куда будет перемещен товар, выставляется настройка Является реализатором (имеет склад).
После того как товар доставлен, на заказе сотрудником склада устанавливается состояние ЗАКР.
Создание приходной накладной.
Операции с данным типом документа производятся в разделе Оперативный учет → Накладные.
Приходные накладные отражают поступление товаров от поставщиков.
В реквизитах приходной накладной необходимо обязательно указывать свою организацию, контрагента, склад, валюту документа.
Акты оприходования
Операции с данным типом документа производятся в разделе Оперативный учет → Внутренние документы.
Акты оприходования имеют товарную спецификацию, отражают приходование остатков товара и другие приходы, не являющиеся поставками товара, пополняют остаток товара на складе.
В реквизитах акта оприходования необходимо указать свою организацию, склад, валюту документа.
Хотя в реквизитах акта оприходования имеется поле Контрагент, этот параметр является всего лишь информационным, т. к. акт оприходования с заполненным контрагентом не учитывается во взаиморасчетах с контрагентом и не попадает в карточку взаиморасчетов.
При создании акта оприходования необходимо выбрать подтип: “Акт о начальных остатках” или “Акт оприходования товара”. Данные подтипы не несут в себе каких-либо функциональных различий, скорее являются видом аналитики.
Акты инвентаризации
Операции с данным типом документа производятся в разделе Оперативный учет → Внутренние документы.
Акты инвентаризации отражают результат инвентаризации (содержание инвентаризационной ведомости) и могут инициировать как уменьшение, так и увеличение текущего остатка товара на складе.
В реквизитах акта инвентаризации необходимо указать свою организацию, склад, валюту документа.
Акты инвентаризации имеют товарную спецификацию, которая, в отличие от других складских документов, имеет два количественных показателя: текущий остаток и фактическое количество.
При вводе товара в акт инвентаризации заполняется поле Фактическое кол-во.
Для того чтобы привести в соответствие остатки товаров на складе, при сохранении акта инвентаризации происходит следующее:
- по товарным позициям, у которых фактическое количество превышает текущий остаток товара на складе, автоматически создается документ “Акт оприходования по инвентаризации”;
- по товарным позициям, у которых фактическое количество оказывается меньше текущего остатка товара на складе, автоматически создается документ “Акт списания по инвентаризации”.
Отчеты.
Отчет по приходам
Данный отчет используется в бухгалтерии для просмотра информации по приходам.
Для того, чтобы пользователь мог его видеть через веб-интерфейс, необходимо в личных карточках данного пользователя поставить должность – бухгалтер.
Данный отчет имеет два варианта представления: для веб и во Фрегате в инфокарточке документа.
Отчет по региональным заказам
Данный отчет используется для сотрудников, курирующих регионы.
Отчет может показать у кого из подтверждающих лиц находится заявка, сколько заявок висят на одобрении и т. п.
Для того, чтобы пользователь мог его видеть через веб-интерфейс, необходимо в личных карточках данного пользователя поставить должность – Ответственный за регионы.
Аналитические отчёты
Во Фрегате в разделе есть следующие аналитические отчеты:
- Отчет по бюджетам
Данный отчет позволяет увидеть, сколько заказано товаров в разрезе бюджета. - Отчет по заказам(сортировка по департаментам)
Данный отчет позволяет увидеть заказанные позиции. Используется менеджерами. По умолчанию сортировка по департаментам. - Отчет по заказам (сортировка по месяцам)
Данный отчет позволяет увидеть заказанные позиции. Используется менеджерами. По умолчанию сортировка по месяцам. - Отчет о движении товара
Данный отчет позволяет увидеть движение товара. - Отчет по пользователям (итоги)
Данный отчет позволяет увидеть сколько заказов сделал конкретный пользователь и на какую сумму. - Отчет по цепочкам одобрения
Данный отчет позволяет увидеть цепочки одобрений по подразделениям.
Настройки веб-заказа.
Промежуточное звено в цепочках на одобрении для ИТ–отдела (для IT-оборудования)
Данная доработка позволяет на IT-оборудование добавлять для подтверждения перед состоянием ЗАКАЗ состояние ОЖД_ОДОБР_IT, для того чтобы начальник IT-отдела мог подтверждать заявки на группу IT-оборудования.
Для настройки этой доработки нужно на товарной группе прописать логин ответственного за группу.
Разбиение заказа на типы доставки
Введены следующие типы доставки:
- - для московских отделений
- - от поставщика
- - центрального склада
В зависимости от установленного признака на товаре, идет разбиение заказов по типу доставки. Необходимо для удобства обработки заказов менеджерами.
Сортировка на сайте с помощью признака “Идет после”
Данная доработка проверяет аналитику товара "Идет после" и осуществляет затем сортировку товара на сайте.
